Als uw onderneming nog geen beleid voor sociale netwerken heeft, zet u dit beter in uw agenda voor 2011. Sociale netwerksites zijn zo belangrijk geworden voor de communicatie van ondernemingen met klanten en het publiek dat u ze niet meer kunt negeren.

Als u een duidelijk en consistent beleid ontwikkelt voor werknemers, beschermt u niet alleen de reputatie van uw onderneming. Een dergelijk beleid kan uw reputatie zelfs ten goede komen doordat het aangeeft waar kansen liggen. Dit zijn enkele basisregels voor het opstellen van een sociaal netwerkbeleid waarmee u en uw werknemers kunnen leven:

#Regel 1: Defineer wat sociale netwerken/social media zijn
De meeste mensen zullen het ermee eens zijn dat Facebook en Twitter sociale netwerksites zijn, maar hoe zit dat met LinkedIn? Het is wel 'sociaal', maar wordt alleen gebruikt voor professionele doeleinden. Bovendien verschijnen er steeds nieuwe sites. Als u bepaalde sites verbiedt, zorg er dan voor dat daar een principe achter zit dat u ook kunt toepassen op andere sites die aan dezelfde beschrijving voldoen.

#Regel 2: Ga er niet vanuit dat iedereen zijn gezond verstand gebruikt
Ga er bijvoorbeeld niet vanuit dat werknemers automatisch geen namen van klanten noemen of vertrouwelijke bedrijfsgegevens verspreiden. Het lijkt voor zich te spreken, maar u moet het toch expliciet vermelden in uw beleidslijnen. Het beschermt zowel u als uw werknemers.

#Regel 3: Evalueer uw beleid regelmatig
De technologie verandert in de loop van de tijd, dus uw beleid zal ook moeten worden aangepast. U kunt kleine wijzigingen aanbrengen zonder een volksopstand te veroorzaken, maar houd er rekening mee dat een grote verandering, bijvoorbeeld een service die ineens niet meer beschikbaar is, tot grote ontevredenheid kan leiden.

#Regel 4: Informeer alle werknemers over elementaire zaken als auteursrecht, laster en Fair Use Policies
Dit is vooral belangrijk als uw onderneming een blog heeft waaraan werknemers kunnen bijdragen.

#Regel 5: Denk niet dat een dergelijk beleid 'te formeel' is voor uw (kleine) onderneming
Als u een helder beleid ten aanzien van sociale media hebt voor uw onderneming van 5 personen, hoeft u niet helemaal bij nul te beginnen als uw onderneming straks 50 of 500 werknemers heeft.

Bron: Trendmicroaffinity.com